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Mit der richtigen Einstellung (Pflichtfelder) können verschiedene Aufgaben automatisch gelöst werden. So können z.B. die Kennzahlen für den Jahresbericht, die jährlich für die Landesleitung zusammengestellt werden müssen, direkt aus dem AVS Office herausgelesen werden.

Links im Bildschirm kann man diese filtern.

Gruppe

Bei den Eingaben einer Tätigkeit oder eines Kurses müssen Kursgruppen ausgewählt werden.

Die Zuweisung der Gruppe entpricht der Interessensgruppe, für die eine Tätigkeit bestimmt ist:
  • Die Gruppe steht für eine bestimmte Interessensgruppe
  • Die Gruppe ist eine Pflichtauswahl, da sie für Statistiken und Jahresprogramme der Sektionen/Ortsstellen stehen
Die Gruppe besteht aus folgenden Einträgen:
  • Alle
    - sind Tätigkeiten, bei denen alle (Familie, Jugend, Senioren, usw.) teilnehmen können
    - eventuelle Altersbeschränkungen oder sonsitge Einschränkungen können unter Erweitert eingetragen werden.
  • Familie
    - sind Tätigkeiten, die für Familien vorgesehen sind oder vom Referat Familien organisiert werden
  • Jugend
    - sind Tätigkeiten, die für die Jugend vorgesehen sind oder vom Referat Jugend organisiert werden
  • Senioren
    - sind Tätigkeiten, die für die Senioren vorgesehen sind oder vom Referat Senioren organisiert werden

Arten

Bei den Eingaben einer Tätigkeit oder eines Kurses müssen Arten ausgewählt werden.

Die Zuweisung der Art entpricht der Zuordnung, für die eine Tätigkeit bestimmt ist:
  • Die Auswahl Art steht für Tätigkeiten wie z.B. Sitzungen, Vorbereitungen, usw.
  • Die Art ist eine Pflichtauswahl, da sie für Statistiken und Jahresprogramme der Sektionen/Ortsstellen stehen
Die Arten besteht aus folgenden Einträgen:
  • Eintagestour/Fahrt
  • Kurs/Schulung
  • Mehrtagestour/Lager
  • Veranstaltung
  • Versammlung
  • Wegearbeiten/Markierung

Status

Der Status zur Veranstaltung kann folgend gewählt werden:
  • freigegeben
  • abgeschlossen
  • abgesagt
  • in Planung
  • ausgebucht
Die Auswahl hat Auswirkungen zu folgenden Bereichen:

Drinnen/Draußen

Für die Erstellung der Jahresstatistik ist vorgesehen, dass die Kurse / Tätigkeiten direkt im AVS Office im Bereich abgespeichert werden. Dies ermöglicht der AVS Landesgeschäftsstelle die für die Statistik benötigten Daten einfach und schnell im Bereich Organisationen herunterzuladen.

Dazu ist die richtige Zuordnung der Veranstaltung notwendig:
  • Draußen
  • Drinnen
  • Beides

Ausgabe Internet

Durch die Auswahl können diverse Informationen der Kurse/Tätigkeiten im Internet veröffentlicht werden. Folgende Einstellungen können getätigt werden:
  1. nicht ausgeben (die eingetragenen Kurse sind nur im AVS Office ersichtlich)
  2. ausgeben (die Kurse werden ins Internet gestellt)
  3. Anmeldung eigene Mitglieder (wird ins Internet gestellt, es können sich aber nur Mitglieder der eigenen Sektion/Ortsstelle anmelden)
  4. Anmeldung alle Mitglieder (wird ins Internet gestellt und es können sich alle Mitglieder des Alpenverein Südtirol anmelden.

Anfang/Ende

Die Überprüfung der Arten erfolgt aufgrund des Datums Anfang/Ende. Die Auswahl der Arten steht teilweise im Zusammenhang mit dem Datum Anfang/Ende, wird aber oftmals falsch gewählt. Erleichterung bei der Eingabe durch die AVS Office Benutzer ist die Überprüfung der Eingabe der Arten in Bezug zum Datum und liefert gegebenenfalls eine Meldung beim Speichern.

Definition zur Überprüfung der Arten:
  • Eintagestour/Fahrt = Ende liegt innerhalb des selben Tages wie Anfang
  • Kurs/Schulung = Ende kann innerhalb des selben Tages oder größer als Anfang sein
  • Mehrtagestour/Lager = Ende ist größer als Anfang
  • Veranstaltung = Ende kann innerhalb des selben Tages oder größer als Anfang sein
  • Versammlung = Ende kann innerhalb des selben Tages oder größer als Anfang sein
  • Wegearbeiten/Markierung = Ende kann innerhalb des selben Tages oder größer als Anfang sein
Meldung:
Die gewählte Art der Veranstaltung entspricht nicht der Datumsangabe "Anfang" und "Ende". Bitte wählen Sie eine andere Art!

Mitteilungen

Aus dem Modul Tätigkeiten oder Kurse kann eine SMS und/oder E-Mail mit den verschiedenen Kurs- oder Tätigkeitsinhalten im Modul Mitteilungen erstellt werden.

Der Reiter Mitteilungen erstellt im Modul Mitteilungen eine neue SMS und E-Mail mit dem Tätigkeits- oder Kursnamen als Betreff und fügt die Grunddaten des Kurses oder der Tätigkeit in das Eingabefeld ein:

SMS

  • Organisation
  • Name
  • Datum
  • Anmeldeschluss

Newsletter

  • Organisation
  • Name
  • Datum
  • Tätigkeitsinhalt
  • Programm
  • Zielgruppe
  • Leistungen
  • Ausrüstung
  • Voraussetzungen
  • Zuständige
  • Gebühren
  • Signatur

Dokumente